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Ordini Amazon: come trattiamo i dati dei clienti
Woopers vende i suoi prodotti personalizzati su Amazon. Per produrre e spedire un ordine ricevuto su Amazon trattiamo alcuni dati del cliente che Amazon ci mette a disposizione tramite le sue interfacce per i venditori (Seller Central e Selling Partner API), nel rispetto delle condizioni di Amazon e della sua Data Protection Policy. Qui spieghiamo quali sono, a che cosa servono e per quanto tempo li teniamo.
Quali dati. Il numero dell'ordine, gli articoli, le quantità, la data entro cui spedire e il paese di destinazione. Per gli articoli personalizzati, il collegamento al file di personalizzazione (testi e immagini scelti dal cliente), che resta ospitato da Amazon. Per la spedizione, l'etichetta generata da Amazon, che riporta nome e indirizzo del destinatario. Non chiediamo ad Amazon l'indirizzo, il telefono o l'e-mail del cliente al di fuori dell'etichetta.
Perché. Soltanto per produrre l'articolo ordinato, spedirlo e gestire le richieste sull'ordine (ristampe, resi, garanzia). La base giuridica è l'esecuzione del contratto di vendita (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR) e, per i documenti fiscali, l'obbligo di legge (lett. c). Non usiamo questi dati per marketing, profilazione o analisi, non li vendiamo e non li comunichiamo a terzi.
Per quanto tempo. Il file di personalizzazione non viene salvato nei nostri sistemi: lo apriamo dal collegamento di Amazon per stampare e il collegamento viene eliminato alla spedizione. L'etichetta serve solo per la stampa e non viene archiviata. Dopo la spedizione conserviamo soltanto il numero dell'ordine, gli articoli e il numero di tracciamento, senza dati personali. Le fatture, che contengono i dati di fatturazione del cliente, sono conservate per il tempo previsto dalla legge italiana (10 anni). Su richiesta di Amazon cancelliamo i dati entro 30 giorni, salvo gli obblighi di legge.
Chi li tratta. Solo il personale di Woopers che produce e spedisce gli ordini, con credenziali personali e per quanto serve al proprio compito. Il server che ospita il nostro sistema di gestione degli ordini è in un data center nell'Unione europea di Hetzner Online GmbH, che agisce come responsabile del trattamento e non accede ai dati.
Come li proteggiamo. Le comunicazioni con Amazon e tra i nostri sistemi sono cifrate (TLS); il database è cifrato a riposo (AES-256) e le sue copie di sicurezza, anch'esse cifrate, sono conservate per 30 giorni in un luogo separato dal server; l'accesso ai sistemi richiede credenziali personali; il personale non può copiare i file dei clienti su dispositivi personali o supporti rimovibili; gli accessi vengono registrati e controllati. In caso di incidente di sicurezza che riguardi dati dei clienti Amazon avvisiamo Amazon entro 24 ore e, nei casi previsti dal GDPR, il Garante entro 72 ore e le persone interessate.
I tuoi diritti. Valgono i diritti elencati qui sotto. Per gli ordini Amazon puoi scriverci anche tramite la messaggistica di Amazon.
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Woopers Srl sells personalized products on Amazon. To produce and ship an order received on Amazon we process some customer data made available by Amazon through its seller interfaces (Seller Central and Selling Partner API), in accordance with Amazon's terms and its Data Protection Policy. This section explains which data, why, and for how long.
Data. Order number, items, quantities, ship-by date and destination country. For personalized items, the link to the customization file (texts and images chosen by the customer), which remains hosted by Amazon. For shipping, the label generated by Amazon, which shows the recipient's name and address. We do not request the customer's address, phone number or e-mail from Amazon beyond the label.
Purpose. Only to produce the ordered item, ship it and handle requests about the order (reprints, returns, warranty). The legal basis is the performance of the sales contract (Art. 6(1)(b) GDPR) and, for tax documents, a legal obligation (Art. 6(1)(c)). We do not use this data for marketing, profiling or analytics, and we do not sell it or share it with third parties.
Retention. The customization file is not stored on our systems: we open it from the Amazon link to print, and the link is deleted when the order ships. The label is used only for printing and is not archived. After shipment we keep only the order number, the items and the tracking number, with no personal data. Invoices, which contain the customer's billing data, are kept for the period required by Italian law (10 years). On Amazon's request we delete data within 30 days, except where retention is required by law.
Who processes it. Only Woopers staff who produce and ship orders, with personal credentials and on a need-to-know basis. The server hosting our order management system is in an EU data center of Hetzner Online GmbH, acting as data processor, which does not access the data.
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